اطلاعات یکی از ارزشمندترین منابع سازمان‌ها بوده و روند رو به رشد آن، لزوم حفظ، مدیریت صحیح و کارآمد اطلاعات را با توجه به افزایش ارتباطات و تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی ضروری می‌گرداند.
دیجیتال سازی اسناد و مدارک
چرا که فقدان آرشیو الکترونیکی اسناد، موجب انباشت دستهای و گاه نامرتب و پراکنده آنها روی یکدیگر شده و در چنین شرایطی هزینه رجوع به برگی از اسناد در میان انبوه پروندهها، بسیار بالا و مستلزم صرف زمان زیادی است.
لذا گزینه کارآمد، دیجیتال‌سازی اسناد و تبدیل بایگانی کاغذی به الکترونیکی و مدیریت صحیح آن است تا علاوه بر حفظ اطلاعات از هر گونه تهدیدی، امکان دسترسی سریع به اسناد را ممکن و اطلاعات سازمان را در مقابل رخدادهای غیر قابل پیش‌بینی، بیمه کند.