مهندس مجید جراح، مدیر عامل شرکت پارس آذرخش درباره ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت آرشیو در سازمان های دارای مراکز آرشیوی به لیزنا گفت: عدم تجهیز یک سازمان به سامانه ای یکپارچه برای انواع اسناد و مدارک، سازماندهی و مدیریت آن ها، عملیاتی سخت، زمان بر و پر هزینه خواهد بود. این موضوع، نشاندهنده نیاز اساسی هر سازمان به نرم افزاری جامع و منطبق بر استانداردهای جهانی برای مدیریت خودکار انواع اسناد است. از سوی دیگر، استفاده از نرم افزارهای وارداتی محدودیت هایی به همراه دارد. زیرا بومی سازی آن ها امکانپذیر نیست و در نتیجه مطابقتی هم با نیازهای بومی نخواهد داشت. به همین دلیل، محصولات خارجی توانایی پاسخگویی به نیازهای کاربر داخلی را ندارد. بنابراین عدم پشتیبانی صحیح و اغلب تحت وب نبودن این محصولات، چالش دیگری است که کاربران داخلی با آن روبرو بوده اند.
وی در ادامه افزود: در یک سازمان هیچ عنصری به اندازه دانش نمی تواند جایگاه آن را ارتقاء دهد. یک نرم افزار مدیریت آرشیو می تواند ابزاری برای گردآوری اطلاعات موجود باشد و آن را نظم ببخشد و در کل سازمان و مرزهای بیرون از سازمان اشاعه دهد. هر سند در یک سازمان ابتدا یک داده است. داده ها حقایق و واقعیت های خام هستند و وقتی کاربران بخواهند از آن بهره برداری نمایند بایست ابتدا به اطلاعات تبدیل شوند.
مهندس جراح ادامه داد: گروه بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و دسترس پذیری، مجموعه عملیاتی است که در یک نرم افزار مدیریت آرشیو باید طی شود تا اسناد هر سازمان تبدیل به اطلاعات ارزشمندی گردند. بدین صورت اسناد سازمان یافته، کاربرد اجرایی و عملیاتی پیدا کرده و دانش سازمان ارتقاء می یابد و در این حال مرکز اسنادی دانش محور خواهیم داشت. بنابراین در مرکز اسناد دانش محور اخذ تصمیمات و حل مسائل مختلف با کمترین خطا صورت خواهد پذیرفت و این نتیجه تنها در سایه بهره برداری بهینه از امکانات یک نرم افزار جامع مدیریت آرشیو محقق می شود.
وی بیان کرد: وجود این خلاء در آرشیوهای کشور، متخصصان و کارشناسان را به سمت ایجاد زیر ساختی منطبق بر استانداردهای آرشیوی و مدیریت اسناد سوق داد؛ که ضمن بومی سازی، بتواند پاسخگوی تمامی نیازهای کاربران داخلی بوده و با انواع شیوه های استقرار و ساختار سازمانی مدیریت و سازماندهی اسناد هر مرکز سازگاری داشته باشد. همچنین کاربران بتوانند آخرین اطلاعات و اسناد موجود در سازمان را به صورت تحت وب رصد نمایند.
مجید جراح افزود: این زیر ساخت استاندارد در نرم افزار “آرشیو دیجیتال آذرخش”، بطور کامل پیاده سازی شده و بستری امن را برای استقرار اطلاعات در فضای تحت وب فراهم آورده است، تا بتوانیم به راحتی مدیریت گردش اسناد را در فضایی مطمئن کنترل نماییم. بنا براین، آرشیو دیجیتال آذرخش، با بستر انعطاف پذیر و استاندارد خود اجازه ذخیره هر عنصر اطلاعاتی را با ایجاد روابط بین عناصر فراهم می نماید تا در کوتاهترین زمان ممکن به بازیابی یکپارچه و مؤثر اطلاعات نائل آییم.
وی با اشاره به مدیریت اسناد کاغذی در کنار اسناد الکترونیک و دیجیتال توضیح داد: به کمک نرم افزار “آرشیو دیجیتال آذرخش”، تمامی اسناد کاغذی نیز، اسکن شده و به شکل الکترونیکی در پایگاه اطلاعاتی ذخیره می گردند و من بعد به عنوان یک سند دیجیتالی به همراه اطلاعات متادیتا در بستری امن در نرم افزار نگهداری می گردند.
مهندس جراح در پایان با اشاره به اهمیت و جایگاه بازیابی اطلاعات در آرشیو دیجیتال اظهار داشت: یکی از نقاط قوت در یک نرم افزار مدیریت آرشیو ایجاد درگاه های گوناگونی برای جستجو و بازیابی اطلاعات است. در این حالت بایست در شیوه دسترسی به عناصر اطلاعاتی علاوه بر فهرست رکوردها و جستجو از طریق منابع دیجیتال، به دو روش مهم بازیابی سلسله مراتبی و بازیابی درختواره ای جهت جستجو و بازیابی اطلاعات در آرشیو اشاره نمود. در بازیابی سلسله مراتبی، منابع بر اساس حوزه های موضوعی سازماندهی می گردند و روابط سلسله مراتبی موجود در نرم افزار امکان بازیابی های تخصصی را فراهم می آورد. در بازیابی درختواره ای نیز، با رعایت ساختار کدینگ، درختی کاربردی از ساختار سازمانی مرکز ساخته می شود تا امکان بازیابی برای کاربر فراهم آید.
» لینک خبر: دانش سازمان با بهره برداری بهینه از امکانات نرم افزار جامع مدیریت آرشیو ارتقا می یابد