از پرونده‌های خاکی تا بایگانی دیجیتال:تهدیدات،فرصتها

حجم زياد اسناد و پرونده‌های سازمانی معضلاتي چون دشواري دسترسي و نگهداري آن ها را به همراه داشته است. از جمله پيامدهاي اين مسائل مي توان به صرف زمان و  هزینه های نگهداري و خريد تجهيزات بايگاني ، اشغال حجم زيادي از فضاي فيزيكي، نگراني‌هاي ناشي از حفظ وامنيت اسناد، اشاره كرد که این یک نوع تهدید به شمار می‌رود. از اين روست كه بايگاني مدارك و اسناد يكي از چالش‌هاي مهم پيش روي سازمان ها محسوب می‌گردد.

تهدیدات نگهداری و حفاظت آرشیو بصورت سنتی

روش های سنتی  نگهداری اطلاعات دارای ریسک بالایی است، چرا که ممکن است در این بین ، مستندات محرمانه‌ای باشد که مدیر مربوطه سازمان نخواهد همه کارکنان به آن دسترسی داشته باشند و یا رقیبان از آن استفاده نمایند .از طرفی فضای نگهداری و امنیت اطلاعات و خطراتی مانند فرسوده شدن در اثر استفاده بیش از حد و آتش سوزی ؛ باعث شده نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به کاربرد سیستم‌های الکترونیکی درمراكز بایگانی سازمان ها شود.

بنابراین در عصر فناوری دیگر روش بایگانی سنتی مقرون به صرفه نیست، و سازمان ها جهت ادامه فعاليت‌ها، تبادل با محيط و تأمين قابليت پاسخگويی، ناگزير به نگهداشت اسناد وحفظ امنيت آنها در برابر خطرات می‌باشند. مهم‌ترين تدبير در پيشگيري از این خطرات ، الکترونیکی کردن اسناد می‌باشد.

فرصتها

با استفاده از سیستم الکترونیکی اسناد یک فرصت جدید برای ذخیره و آرشیو فایل‌های دیجیتالی در سازمان ایجاد می شود. یکی از مهمترین مزایای بایگانی دیجیتال، دسترسی سریع و آسان به اسناد بدون محدودیت فضا و بکارگیری کاغذ برای افراد است.

از دیگر مزایای این کار می توان به؛ جستجو پیشرفته و استفاده از بایگانی در چند محل از طریق شبكه‌های داخلی و اینترنت، امکان ذخیره سازی انواع پرونده‌ها ، امکان بروزرسانی اوراق و اسناد بایگانی شده، اعمال انواع متنوع طبقه‌بندی اسناد بر مبنای نیاز سازمان، سازماندهی و مدیریت بر نحوه نگهداری و دسترسی اسناد، استفاده همزمان چند کاربر از یک پرونده، سهولت کار با نرم‌افزار از جهت سادگی ارتباط با کاربران، امکان نگهداری نسخه‌های پشتیبان از مدارک، امکان تعریف چند سیستم بایگانی در یک نرم افزار و  عدم از بین رفتن و آسیب اسناد در حین گردش کار اشاره کرد.