با پیشرفت فناوری و بروز شدن اطلاعات و تکنولوژی، دفاتر و شرکت های مدرن نیز به دنبال راه حلی برای بهبود روند‌های کسب و کارشان هستند. يكي از اولويتهاي حال حاضر سازمانها، آرشیوها و مراكز اطلاع‌رساني، ديجيتال‌سازي منابع است. منابع ارزشمند فراواني در دانشگاهها، سازمانها و نهادها موجود است كه به شكل كنوني خود قابل استفاده در محيط شبكه‌اي موجود نيستند. لازم است كه اين منابع ديجيتال شده و به نحو مناسبي ساماندهي شوند تا قابل بهره‌برداري در محيط وب و شبكه‌هاي از راه دور باشند.
آرشيو (بايگاني) پروندهها، اسناد و مدارك در تمام سازمانها، ادارات، شركتهاي دولتي و خصوصي به عنوان منبع اصلی اطلاعات در آن سازمان محسوب مي‌شود. بنابراین سیستم آرشيو (بایگانی) از نظر نگهداری، بازیابی و امنیت پروندهها، اسناد و مدارك بسيار حائز اهميت است. دستی و کاغذی بودن فرایند تولید و نگهداری پروندهها، اسناد و مدارك در ایران موجب شده است که سازمانها با مشکلات متعددی در زمینه كمبود فضا، امنيت اطلاعات، ذخیره و بازیابی پروندهها و اسناد خود روبرو باشند. يكي از مناسب ترين راهكارها جهت حل اين مشكلات، الكترونيكي كردن اسناد و مدارك مي‌باشد. سازمانها پس از انجام مرحله اسکن اسناد و مدارک و الكترونيكي شدن پروندهها جهت استفاده بهينه از آنها نيازمند نرم افزاري هستند كه با استفاده از آن بتوانند علاوه بر ذخيره و بازيابي پروندههاي الكترونيكي، آنها را با سطوح مختلف امنيتي در سازمان به گردش درآورند. در واقع الكترونيكي شدن و استفاده از نرم افزار آرشيو (بايگاني) در سازمانها از نظر هزينه، سرعت بازيابي اطلاعات، دقت و امنيت بسيار مقرون به صرفه مي باشد. سازمانها مي توانند پس از انجام خدمات تخصصي دیجیتال سازی، از نرم افزار آرشيو (بايگاني) مناسب بهره مند شوند. بنابراین اگر شما علاقه مند هستید به دیجیتال سازی اسناد بعنوان راهی برای بهبود سازمان خود بیاندیشید شرکت پارس آذرخش با اطلاعات بیشتر در مورد مزایای اسکن و دیجیتال سازی نسبت به روش های بایگانی سنتی به افکار شما توسعه می بخشد.
مزیت برتر دیجیتال سازی اسناد و مدارک
دلایل برای رو آوردن به دیجیتال سازی اسناد و مدارک عبارتند از:
1. فضای اداری بیشتر
استفاده از املاک و مستغلات برای ذخیره سوابق اداری و تجاری بسیار هزینه‌بر است. بحث فضای اشغال شده توسط اسناد کاغذی برای دفاتر و شرکت‌های بزرگ از مهم‌ترین مسائل و مشکلات به حساب می‌آید چرا که با پیشرفت روزافزون کار و و سطوح کاری، اسناد بیشتر شده و در نهایت قسمت بیشتری از فضای کاری شما را اشغال میکند. دیجیتال سازی اسناد، فضای اداری را آزاد میکند. در نتیجه میتوانید از این فضاها برای تولید درآمد بیشتر برای شرکت خود استفاده کنید. نگهداری از هزاران پرونده را میتوان به جای قفسه، روی یک سرور واحد ذخیره کرد.
2.حفظ اطلاعات پیشرفته
اگر اسناد مهم تاریخی دارید، میخواهید آنها را برای سالهای بعدی حفظ کنید دیجیتال‌سازی اسناد آخرین راه‌حل است که به شما امکان میدهد از اطلاعات مهم در برابر وخامت فیزیکی و بهبود خوانایی سوابق قدیمی استفاده کنید.
3.امنیت اطلاعات
محافظت از اطلاعات و اسناد کاغذی در بهترین حالت ممکن سخت است. اسناد دیجیتال سازی شده را می توان رمزگذاری کرد، و با افزودن رمز عبور ایمن، و در فضای ابری ذخیره کرد. همچنین می توانید سطح دسترسی را به کاربران خاص اختصاص دهید و کلیه فعالیتهای پرونده را ردیابی و کنترل کنید.
4.همکاری بهتر پرنسل
دیجیتال سازی اسناد و مدارک، به اشتراک گذاشتن اسناد و همکاری در پروژهها، بدون نیاز به تکثیر اطلاعات روی کاغذ، سهولت را ایجاد می کند. کارمندان در چندین مکانی می توانند به طور همزمان به اسناد الکترونیکی دسترسی پیدا کرده و آنها را مشاهده کنند
5.بهبود بازیابی مدارک و اطلاعات پس از وقوع حوادث
اسناد کاغذی به ویژه در برابر آتش سوزی، سیل و بلایای طبیعی آسیب پذیر هستند. خوشبختانه، دیجیتال سازی اسناد بازیابی را برای تجارت شما بهبود می بخشد. می توان تصاویر دیجیتال را از نوار یا هارد دیسک تهیه کرد یا به صورت الکترونیکی با یک راه حل الکترونیکی محافظت کرد.
6.نظم بیشتر
دیگر لازم نیست که درهم ریختگی مدارک و کاغذها در دفتر شما دیده شود. دیجیتال‌سازی اسناد در وهله اول از تولید بیش از حد کاغذ جلوگیری میکند در ثانی باعث میشود تا کارمندان شما تا حد ممکن بیشترین بازدهی و بهره وری را داشته باشند.
7.خدمات بهتر مشتری
اگر در بیش از یک منطقه مشتری دارید، ارائه خدمات ثابت به مشتری دشوار است. به جای چاپ و ارسال صورت حساب، صورتحساب فاکتورها و موارد دیگر، دیجیتال سازی اسناد به شما امکان میدهد سریعتر اطلاعات مهم را در دسترس مشتریان خود قرار دهید.
8.صرفه جویی در زمان
دیجیتال سازی اسناد دسترسی به پرونده را در سراسر سازمان شما ساده می کند. بدون نیاز به ترک میز شما می توانید به سرعت و سهولت فایلها را بازیابی کنید که باعث صرفه جویی در زمان و هزینه میشود.
9.حفظ محیط زیست
دیجیتال‌سازی اسناد به حفظ محیط‌زیست کمک میکند.
